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审计档案信息化管理的思考
发布时间:2018-06-27 10:27:46

摘 要:针对目前审计档案信息化管理面临的现状就存在的问题和改进措施进行探讨,以提高审计档案信息化管理水平,更好地发挥审计档案资料应有的价值,促进审计事业的发展
      关键词:审计档案 信息化 管理
      在计算机技术发展的今天无论是档案管理还是档案使用都出现了质的变化。审计档案作为审计部门最重要的信息资源,对其进行信息化管理实现档案信息资源共享,无论是在审计成果利用还是在提高审计工作效率方面都具有很强的现实意义。所以对审计档案进行科学合理的信息化管理就显得尤为重要。
       一、审计档案信息化管理存在的问题
       随着计算机技术的发展,传统的档案管理模式已经不能适用于目前审计档案的管理。目前审计档案从生成方式到档案管理和使用等方面都出现了质的变化,可是有些单位仍然采用的是滞后性的档案管理方式,仅仅是对纸质档案进行储存保管,并没有按照 “金审工程”建设要求实现以信息化为依托的,以分享审计资源为目标的,以提高审计服务质量为要求的档案管理。导致收存的档案被束之高阁,不能实现信息资源共享。查阅档案只能到档案室去查,严重影响了审计工作效率的提高和审计档案信息的利用程度。甚至有些单位就没有专门设立档案管理部门,档案员身兼数职,平时在工作中,档案人员也只是对档案进行简单的收集或者分类,所以也就谈不上档案信息化管理。
      一是对档案信息化建设不够重视
      没有意识到审计档案信息化管理的重要性,片面地认为审计部门只要将业务做好就足够了,从而忽视了档案信息化管理工作。对审计档案管理建设投入不足,造成档案信息化管理工作发展滞后。
     二是缺少复合型档案人才
     目前,审计档案信息化管理缺乏档案专业知识与信息化管理相结合的复合型人才。现阶段的审计档案管理人员大多数对信息化管理知识相对薄弱,信息化领域的人才对档案管理的专业知识又欠缺,造成审计档案信息化管理处于摸索阶段,发展滞后,更谈不上创新。
       三是审计档案信息化管理的安全性存在隐患。
       一是相对于以往的审计档案管理,审计档案信息化管理使用权限问题、保密问题存在一定隐患。在信息化条件下,对档案资源的访问权限原则上掌握在拥有用户名和密码的管理人员手中,但也不排除用户名和密码被非法窃取而造成数据泄密,使档案资源被非法访问的可能性大大增加。二是由于网络的特殊性导致电子档案的内容变化多端,稳定性较差,内容很容易被篡改,同时存在黑客攻击、病毒侵入等大量的安全隐患。
         二、做好审计档案信息化管理的路径
         档案管理系统建设是一项复杂的系统工程,成本较高,因此,审计档案信息化管理需要领导的重视、技术人才的管理和健全的管理机制才能使档案信息化管理得以推进。
         1、领导高度重视
         要提升档案管理质量,提高档案利用效率,更好地发挥档案资料应有的价值,就必须更新观念提升审计档案信息化管理的意识。要解决这一问题,一是转变主管领导的思维与观念,使其充分认识到审计档案信息化管理的重要性。应从思想上认识到审计档案信息化管理的价值,特别是对长远发展所产生的影响,将档案管理工作提到与审计业务同样的高度上予以重视,并将其纳入到审计重大事件的规划建设中。二是重视审计档案信息化管理实行科学化和规范化管理的模式,可以组织管理人员到发展较好的单位学习先进的管理经验和管理模式,将相关经验结合本部门的实际情况进行整合,推出适合自身发展的管理模式。同时上级主管部门可以将信息化档案管理作为审计发展的重要技术指标来纳入考核,督促加紧建设信息化档案管理平台。
     2、注重培养档案信息化管理人才
       要加快审计档案信息化管理,需要着重培养既懂档案业务,又懂信息技术的复合型人才。现阶段很多审计部门缺少专业的审计档案管理人员,管理水平较低。我们应当积极引进新的技术和理念,培养高素质的审计档案管理工作者,加快审计档案技术人员队伍的建设。审计档案管理人员不仅要有过硬的档案专业知识,还要有计算机操作技术能力和信息化管理能力,只有精通计算机操作和档案专业知识的人员,才适应新形势下档案信息化管理。所以,审计档案管理人员应立足本职工作,强化自我学习意识,积极参与信息化教育培训,不断更新专业知识,提高档案信息化管理的实践技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变,一是要加强理论知识与实践相结合的培训。应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训,培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门应创造必要的条件,让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用,不断提高他们的工作技能。培训方式可采取长期与短期,远程与面授相结合的方式,培训应注重效果性与效率性、系统性与实用性相结合。二是通过“走出去,请进来”的方式提高审计档案信息管理人员的素质。这也是档案管理系统能平稳、正常运行的基础和保证。三是不能仅仅要求档案管理人员加强学习,而应当从全员入手,要求各个岗位、各个部门都通力配合,树立全员档案意识,协助档案管理专职人员做好档案管理。

 

作者:王凤        

来源:沧州市审计局

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